Ein Oktober für sichere KI im Betrieb

Oktober ist Sicherheitsmonat

Jeden Oktober läuft seit 2012 der Europäische Monat der Cybersicherheit. Koordiniert wird er von der EU-Agentur ENISA. Beim Auftakt am 25. September in Luxemburg stand heuer der menschliche Faktor im Vordergrund.

Für kleine und mittlere Betriebe lohnt sich dabei ein Blick auf eine Gewohnheit, die in vielen Büros längst Alltag ist. Jemand soll rasch ein Angebot formulieren oder ein langes Protokoll kürzen. Dafür öffnet die Person am Handy jenen KI-Assistenten, den sie auch privat verwendet. Fachleute sprechen dann von Schatten-KI, weil die Nutzung am Unternehmen vorbeiläuft.

Wenn Regeln fehlen

Wie verbreitet das ist, zeigt eine Umfrage von Tieto Austria und TQS Research & Consulting unter 795 Berufstätigen. Demnach setzen 17 Prozent KI im Job ein, ohne dass der Arbeitgeber davon weiß. Ausschließlich mit Tools, die das Unternehmen genehmigt hat, arbeiten nur 23 Prozent. Ein knappes Viertel verzichtet ganz auf KI, weil im eigenen Betrieb klare Vorgaben fehlen.

Die fehlenden Regeln bremsen damit in zwei Richtungen. Ein Teil der Belegschaft arbeitet im Verborgenen, ein anderer lässt die Finger von den neuen Möglichkeiten. Beides hat seinen Preis. Im ersten Fall landen Kundennamen, Preise oder interne Zahlen auf Servern, die niemand im Haus kontrolliert. Im zweiten Fall bleibt Arbeitszeit liegen, die sich leicht einsparen ließe.

Was die Studie aus Krems misst

Am IMC Krems hat ein Team um Professor Michael Bartz Büroangestellte aus ganz Österreich zu ihren Erfahrungen mit generativer KI befragt. Gemeint sind Programme wie ChatGPT oder Perplexity, die auf Zuruf Texte schreiben und Informationen ordnen. Die Befragung lief in der zweiten Jahreshälfte 2025. Mitgemacht haben 1.196 Personen, ausgewertet wurden 1.016 gültige Antworten.

Das Ergebnis lässt sich in Stunden ausdrücken. Rund ein Fünftel der Nutzerinnen und Nutzer spart pro Woche 10 bis 20 Prozent der Arbeitszeit. Bei 40 Wochenstunden entspricht das vier bis acht Stunden, also einem halben bis ganzen Arbeitstag. Dabei stehen die meisten erst am Anfang. Fast 70 Prozent haben weniger als ein Jahr Erfahrung mit KI, und weniger als 30 Prozent greifen täglich darauf zurück. Nach Einschätzung des Forschungsteams schöpfen Unternehmen derzeit erst knapp ein Drittel der möglichen Zeitgewinne aus. „Generative KI leistet bereits heute einen messbaren Beitrag zur Produktivität“, sagt Bartz.

Die gesparte Zeit fließt großteils zurück in die Arbeit. Laut Studie beantworten 64 Prozent der Befragten Anfragen schneller, 63 Prozent schaffen mehr Aufgaben pro Tag. Gut die Hälfte nutzt die gewonnenen Stunden für anspruchsvollere Tätigkeiten. Am häufigsten unterstützt KI beim Überarbeiten und Zusammenfassen von Texten, bei der Recherche, beim Übersetzen und beim Ordnen von Wissen.

Warum Freigaben schützen

Die Studie fragt auch, wovon der Erfolg im Betrieb abhängt. Eine große Rolle spielen Führungskräfte sowie Kolleginnen und Kollegen, die KI sichtbar im Alltag einsetzen und andere damit anstecken. Ebenso wichtig sind freigegebene Werkzeuge und klare Regeln. Fehlt eine passende Lösung im Unternehmen, weichen Beschäftigte eher auf private oder nicht genehmigte Anwendungen aus.

Für Betriebe folgt daraus eine klare Aufgabe. Ein Verbot ohne Ersatz hilft selten, weil die Arbeit trotzdem pünktlich fertig werden muss. Ein Firmenkonto mit verständlichen Spielregeln holt die Nutzung ans Licht. Erst dann sieht die Geschäftsführung, wo Zeit gewonnen wird, und kann diese Stellen gezielt ausbauen.

Drei Schritte für Ihren Betrieb

Fragen Sie zuerst offen nach, welche KI-Programme im Team schon laufen. Ohne Vorwurf gestellt, bringt diese Frage ehrliche Antworten und zeigt, wo der Bedarf liegt.

Geben Sie danach einen KI-Assistenten mit Firmenkonto frei. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Ihre Eingaben nicht zum Training seiner KI verwendet.

Halten Sie zum Schluss auf einer einzigen Seite fest, welche Informationen tabu sind, etwa Kundennamen, Gesundheitsdaten oder Passwörter. Benennen Sie außerdem jemanden im Team, der Fragen beantwortet und gelungene Beispiele weitergibt. Das hilft auch bei einer Pflicht, die seit Februar 2025 gilt. Laut EU-KI-Verordnung müssen Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kenntnisse ihrer Mitarbeitenden sorgen.

Ansprechperson für die Studie ist Michael Bartz (michael.bartz@imc.ac.at).